Project Management: “l’arte di far accadere le cose”


Il Project Management è definito come “l’arte di far accadere le cose”. La disciplina del Project Management consiste infatti in conoscenze e competenze tramite le quali ci si propone di prevenire la casualità degli eventi facendoli accadere in sequenze convenienti, in base al tempo e alle risorse disponibili e al livello di qualità atteso. Senza la disciplina del Project Management le cose accadrebbero lo stesso ma in successione, tempi e costi imprevedibili.

Alla base di ciascun progetto ci sono le aspettative del committente, le competenze del team di progetto ed il lavoro eseguito con l’ausilio di macchinari e di strumenti software. Il progetto si traduce in una considerevole serie di attività per le quali sono necessari dei calcoli rigorosi in modo da essere in grado, ogni giorno, di guardare alla meta, ed essere pronti a cambiare rotta se i numeri non sono quelli attesi.

L’esigenza di un imprenditore di avere una chiara strategia trova un notevole supporto nella metodologia di Project Management: l’insieme di processi, tecniche, scenari, esempi, terminologia e template per consentire di realizzare presto e meglio ciò che altrimenti verrebbe sviluppato in modo casuale. Una metodologia di questo tipo ha un costo, il punto è comprendere quale costo può permettersi un’azienda.

La letteratura di riferimento per il Project Management schematizza il progetto con un rombo i cui vertici sono: tempi, costi, funzionalità, qualità.

Rombo PM

Rombo Tempi-Costi-Funzionalità-Qualità

Essi identificano i cardini del progetto, ossia gli elementi da tenere sotto controllo, che evolvono lungo tutta la durata del progetto e che assumono valori costanti o variabili a seconda di quali obiettivi si assumano come prioritari.

Secondo il processo di Project Management, un progetto può essere suddiviso in cinque fasi:

  • Avvio
  • Pianificazione
  • Esecuzione
  • Controllo
  • Chiusura

La fase di avvio ha come scopo quello di identificare i criteri necessari per avviare il progetto, dagli obiettivi, ai contenuti, dalla stima delle durate agli stakeholders. Questi ultimi costituiscono la chiave del successo di un progetto in quanto sono coloro che possono dare un contributo importante alle attività e che dovranno essere coinvolti per ottenere informazioni essenziali per la pianificazione, il budget e l’approvazione del progetto. Il project manager deve occuparsi di gestire le relazioni con gli stakeholders principali tramite un adeguato piano di comunicazione in grado di fornire visibilità sulle attività.

La fase di pianificazione è la fase cruciale dalla quale dipende la maggior parte del successo del progetto. Occorre infatti considerare in anticipo cosa deve essere fatto, capirne lo scopo, identificare le criticità, definire o stimare tempi, risorse e costi e di conseguenza, organizzare per tempo le risorse umane e tecniche, con l’obiettivo di creare una base informativa stabile per la fase di controllo. Diversi sono gli strumenti a supporto di questa fase.

Il modello di pianificazione, preso di seguito in considerazione, prevede l’utilizzo della cosiddetta WBS (Work Breakdown Structure), una check list completa di tutte le attività che sono previste per il progetto che costituiscono una struttura di base affinchè il progetto sia chiaro, comprensibile e esploso. Identificare e decomporre le attività in sottoattività più semplici, senza considerare l’aspetto temporale, sono gli obiettivi della WBS che si traduce in una struttura ad albero a diversi livelli. L’ultimo livello è quello delle attività foglia (non più scomponibili) per le quali è quindi definibile un responsabile e una durata e alle quali possono essere attribuiti risultati tangibili, input e output chiaramente definiti. La WBS viene efficacemente utilizzata come potente mezzo di comunicazione in fase di pianificazione.

WBS

WBS

Lo step successivo è quello di mettere in sequenza le attività identificate in precedenza, stimare le durate e giungere quindi a calcolare il piano dei tempi iniziale, la stima delle risorse e il budget a disposizione: in altre parole, è possibile in questa fase, impostare il diagramma di Gantt del progetto.

Un diagramma di Gantt permette la rappresentazione grafica di un calendario di attività dando una chiara illustrazione dello stato di avanzamento del progetto rappresentato.

Esso è costruito partendo da un asse orizzontale che rappresenta l’arco temporale totale del progetto (suddiviso in fasi incrementali – giorni, settimane, mesi) e da un asse verticale su cui sono riportate le attività che costituiscono il progetto. Barre orizzontali di lunghezza variabile rappresentano la durata delle attività. È possibile che alcune attività si sovrappongano nello stesso arco temporale a rappresentazione del fatto che esse si svolgono in parallelo.

Diagramma di GANTT

Diagramma di GANTT

Solo a seguito della pianificazione è possibile e opportuno affrontare il processo di Risk Management, ossia identificare i rischi possibili del progetto (o meglio degli elementi cardine – tempi, costi, funzionalità, qualità, risorse), classificarli in termini di probabilità di accadimento e impatto sull’intero progetto, e studiare delle azioni preventive e correttive per affrontare potenziali situazioni critiche. Avere un diagramma di Gantt già impostato risulta molto vantaggioso, se non indispensabile, in quanto i rischi maggiori sono quelli che si verificano e impattano sulle attività del cosiddetto percorso critico, cioè la sequenza di attività all’interno del diagramma, tale per cui il ritardo di anche solo una attività determina il ritardo dell’intero progetto. All’interno del Gantt, ad intervalli di opportuna durata (in base al progetto) è utile fissare dei traguardi intermedi, detti milestones, in corrispondenza dei quali verranno fissate delle attività di controllo.

Per fase di esecuzione si intende ovviamente il reale svolgimento delle attività pianificate, durante la quale sarà necessario applicare il controllo di progetto.

La fase di controllo è volta alla verifica dello stato di avanzamento del progetto in relazione alla pianificazione per permettere la necessaria ripianificazione e generalmente si realizza in riunioni a cui partecipano il team di progetto assieme al management (in corrispondenza dei suddetti milestones) e in cui vengono presentate le attività svolte, i problemi riscontrati, le scadenze rispettate e non, i costi sostenuti, le risorse utilizzate, in modo da ottenere un quadro complessivo sullo stato del progetto fino a quel momento, identificando eventuali scostamenti rispetto al pianificato e valutando quali sono le azioni correttive da intraprendere. In questa fase risulta fondamentale il sistema di reporting. Il Project Manager deve strutturarne uno chiaro e preciso per ricevere le informazioni chiave dalle persone giuste, nei tempi e nei modi predefiniti. Allo stesso tempo è utile sviluppare in questi momenti di verifica le cosiddette Lesson Learned, cioè elaborare i risultati ottenuti nel periodo (sia negativi che positivi) e tenerli come riferimento per evitare di ripetere errori già commessi.

La fase di chiusura corrisponde al momento in cui è stato fissato il milestone finale. Fondamentalmente le attività da svolgere in questa fase sono le seguenti:

  • Presentazione dei risultati
  • Presentazione delle difficoltà incontrate con relative motivazioni
  • Scostamenti ottenuti rispetto a quanto atteso
  • Feedback da parte del cliente
  • Feedback da parte del team
  • Nuove idee/skills sviluppate
  • Nuove opportunità offerte dal progetto
  • Identificazione di una procedura standard per eventuali progetti futuri (Migration of the best practise)
  • Correzione dei lati negativi (Demage Control)
  • Valutazione dei rischi affrontati

In conclusione è possibile affermare che un Project Manager affronta giornalmente delle vere e proprie sfide in termini di gestione delle risorse umane, stima di tempi e costi, monitoraggio e controllo del progetto, gestione della comunicazione. I cinque fattori critici di successo del progetto stesso:

  • Obiettivi chiari
  • Comunicazione diretta e costante
  • Controllo dello scopo (caratteristiche, funzionalità e qualità)
  • Piano per il monitoraggio e la misurazione dei progressi
  • Gestione dei rischi

Sono proprio i fattori critici di successo che guidano in maniera decisiva il Project Manager verso l’esito positivo del progetto.

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